Du bon usage des outils collaboratifs

outilcollaboratifIl existe des centaines d’offres d’outils collaboratifs. Preuve, s’il en faut encore, que le collaboratif est l’avenir de l’entreprise.
Même les éditeurs de logiciels ne peuvent être à jour de la concurrence qui existe…et ne pourraient par conséquent mettre en avant leur spécificité et avantage concurrentiel par rapport aux autres.  Pas facile dans tout ça de faire son choix…
Mais heureusement, le choix de l’outil n’est pas la 1ère étape, mais la 3ème…

Une fois n’est pas coutume, cet article sera court, et même express. Allons donc droit au but.

Les 2 étapes préliminaires au choix de votre futur outil collaboratif dont :

  1. La DEFINITION des OBJECTIFS attendus de l’outil: moins de mails ? moins de réunions ? Gérer la mobilité de vos collaborateurs ? Créer du lien entre eux et fédérer vos salariés autour de vos valeurs, votre stratégie ? Centralisation, actualisation et accessibilité des documents projets ? Favoriser la créativité et l’innovation ?
  2. L’ETABLISSEMENT des REGLES des ECHANGES NUMERIQUES: Quel que soit l’outil collaboratif que vous installerez, si vos collaborateurs l’adoptent, les échanges devraient être décuplés. La problématique de surabondance de mails à laquelle font face beaucoup d’entreprises risque de se déplacer vers votre intranet collaboratif pour rendre la consultation de documents inopérante et l’avancée des projets inefficace. Pour éviter cela, il faut donc établir des règles d’échanges : quel temps passé sur le RSE  ? quelle fréquence de consultation ? quel usage équilibré entre le simple « like », la modération ou la production de contenus ? Quel format choisir : word modifiable ? PDF figé ? vidéo ? quel « formalisme » dans le contenu ?
    Bref, plein de questions auxquelles j’ai commencé à répondre dans cet article « Inventons le bescherelle de l’échange numérique pour un meilleur usage des outils collaboratifs. » et que je vous invite à compléter.

Quand au choix de l’outil, je vous recommande vivement de faire appel à un professionnel et expert du collaboratif en entreprise. Si vous souhaitez faire votre choix seul, commencez par regarder les vidéos de démo. Pas tant pour vous familiariser avec l’outil ou son interface mais plutôt pour apprécier ce qui est mis en avant dans la démo et si cela correspond à vos objectifs.

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