ACTIVER une COMMUNAUTE COLLABORATIVE en entreprise : 2 pré-requis, 3 étapes et 4 approches

outilcollaboratifJe ne sais pas pour vous mais je me fais souvent avoir par les titres des articles (le plus fort dans ce domaine étant certainement Yahoo ! qui vous donne toujours envie de cliquer). A chaque fois que je clique sur un titre accrocheur, c’est parce qu’on m’a promis une méthode imparable, des règles d’or ultra-pratiques, des outils incontournables…et 9 fois sur 10, je sors frustrée de ma lecture. Je comprend la technique dite du leurre, c’est la 1ère chose qu’on apprend sur la rédaction d’un blog… mais la trouve légèrement malhonnête. Le titre de ce billet n’a donc rien de sexy marketing mais il a le mérite d’annoncer la couleur. Donc pour ceux qui souhaitent lire la suite, voici ce qu’ils trouveront au menu :

 

– Les 2 pré-requis indispensables pour réussir l’activation d’une communauté
– Les 3 étapes à suivre
– Les 4 approches possibles de communautés

En cette période d’innovation continue obligée, l’intelligence collective est le Graal qu’aimeraient atteindre beaucoup d’entreprises. Si toutes n’empruntent pas la voie de la libération ou de l’Open Innovation, la majorité commence à percevoir l’intérêt du travail via les communautés et via un outil collaboratif. Mais pour bien comprendre et réussir cette démarche, peut être est-il déjà nécessaire de bien distinguer 3 niveaux d’innovation organisationnelle par lesquels doivent passer les entreprises pour bénéficier des leviers que représente l’intelligence collective. :

une innovation managériale : mettre les fonctions supports au service des « productifs de CA » de la boîte en leur créant des conditions optimales de travail…et non plus dans une position de contrôle.

une innovation méthodologique : la communauté qui se rapproche du concept de l’équipe projet mais sans la notion de hiérarchie ou de départements silos et avec la dimension de partage et d’ouverture à l’extérieur en plus.

Une innovation outil ou techno : l’intranet collaboratif, le RSE, le cloud partagé, le fil de discussion, le social Learning, l’outil de gestion de projet collaboratif…

Les 2 pré-requis

Les 3 innovations pré-citées sont évidemment interdépendantes. Ce qui veut dire qu’il ne sert à rien de mettre en place un outil sans prévoir l’animation qui doit être faite autour, ni d’essayer d’activer une communauté via un outil si vous ne vous engagez pas dans le chemin du nouveau paradigme managérial. Pour commencer, il n’est pas nécessaire de transformer l’intégralité de l’entreprise: travailler en communautés peut se faire d’abord dans un espace expérimental au sein duquel l’innovation managériale est enclenchée, c’est à dire au sein duquel les règles du jeu et les postures de chacun sont changées (ou en cours de changement, qui est de toute façon un process continu).

Ensuite, le choix de l’outil est important…mais fera l’objet d’un prochain article. Retenir tout de même qu’il doit être simple, intuitif, correspondre à des usages et pratiques. S’il est design, c’est un plus mais pas le 1er critère. Un outil sympa n’est pas forcément fonctionnel. Le plus important est qu’il soit compris et maîtrisé de tout ceux qui vont travailler au sein de la communauté pour ne pas créer des communautés à plusieurs vitesses ou niveaux d’informations.

 Les 3 étapes à suivre

            1/ Partir d’une problématique concrète et authentique.
N’essayez pas d’inventer un sujet prétexte sur lequel travailler. Partez d’un problème identifié et utilisez la communauté pour améliorer vos façons de collaborer.
Cette 1ère étape est indispensable pour faire aimer et valoriser cette nouvelle façon de travailler. Vous commencerez vraiment à devenir une communauté de travail à partir du moment où vous vous direz « Mais pourquoi on faisait pas comme ça avant ?? »

             2/ Définir des règles collectives :
Ca va de la fréquence moyenne de production de contenus et d’échanges à des règles plus typographiques : format des titres, utilisation du # pour les mots clés, de la longueur des posts à la limitation des liens qu’on ne prend pas toujours le temps de cliquer…

            3/ Prendre en compte les profils des membres de votre communauté
C’est un peu comme la courbe d’adoption d’une innovation de Rogers : vous aurez des early adopters, la majorité précoce, des attentistes, des détracteurs… Appuyez-vous sur les premiers sans exclure les derniers. Essayez d’identifier les leviers qui pourraient les faire adhérer aux méthodes de travail en communauté. La gamification peut susciter une certaine curiosité par exemple.

 Il est une choses indispensable – que je ne compte pas comme étape car elle ne s’inscrit pas entre 2 autres – mais s’inscrit dans la continuité : il s’agit de l’IMMERSION QUOTIDIENNE. Qu’il ne faut pas sous-estimer car c’est souvent là que le bas blesse. Vous aurez beau avoir mis en place les 2 pré-requis, suivi les 3 étapes, si vous ne pensez pas à ANIMER très régulièrement votre communauté, elle retombera comme un soufflet. Il faut donc prévoir du temps, désigner des responsables d’animation en essayant de toucher tous les métiers concernés. Si le temps vous manque, n’hésitez pas à faire appel à des experts pour amorcer la pompe.

 

 Les 4 approches de communauté

Le mieux est évidemment de partir d’une problématique authentique identifiée (1ère étape) mais pour réitérer l’expérience de ce mode de travail et le rendre réplicable, il faut pouvoir aborder le recours à la communauté sous divers angles. En voilà 4 :

a/ Créer collectivement des savoirs partagés pour construire un discours commun et partager une base commune de connaissances. Cette approche permet en plus de rendre votre organisation apprenante. Le knowledge building suit quelques règles : savoir accueillir la diversité des idées, considérer les idées comme des objets améliorables, utiliser des sources qualifiées, inciter chacun à contribuer autrement que par des simples « like » même si les commentaires sont autant source de savoirs que la production de contenus from scratch.
L’indicateur de réussite de votre démarche se mesure à la pertinence et l’usage réel des savoirs produits.

b/ Co-écrire une vision commune et partagée par tous : Idéal pour initier de grands projets long-termistes. « L’idée est de donner le désir de la mer plutôt que seulement le plan du bateau à construire » (Cristol Denis). Plutôt que de se focaliser sur le que faire ou comment le faire, on part du pourquoi ! Cette approche a l’avantage de permettre à chaque participant de la démarche de s’interroger sur ses motivations intrinsèques et tester leurs compatibilités avec les valeurs de l’entreprise. Cette approche peut être considérée comme du team building en ce sens qu’elle « renforce le sentiment d’appartenance et prédispose aux engagements mutuels ultérieurs » (Cristol Denis).

c/ Augmenter la qualité relationnelle: La communauté est une nouvelle architecture de travail qui favorise la création progressive d’un langage commun et donc d’un dialoque plus authentiquement réciproque, rythmé de temps d’expression ET d’écoute. Développer l’intelligence collective par l’instauration d’un dialogue de qualité peut se faire autour de n’importe quel sujet à condition qu’il corresponde à un intérêt identifié pour l’entreprise bien évidemment et qu’il soit plutôt long. L’émergence d’un langage commun ne peut se faire autour d’une discussion trop simple ou « one shot ». La complexité ainsi que la durée permettront de faire ressortir des tonalités et niveaux de langage appropriés selon le contexte, qui seront autant de clés pour mieux comprendre l’autre et la situation dans laquelle vous vous trouvez ultérieurement.

d/ La gestion de projet collaboratif : Quand on pense « travail en communautés », on pense gestion collaborative de projet. Je le cite pourtant en dernier car cette approche représente presque plus une finalité de l’entreprise qu’un moyen et qu’il est parfois trop audacieux d’initier le travail en communauté par ce biais. Pour les audacieux donc, ou ceux qui ont pris de l’avance et en sont déjà à ce stade de maturité, 3 temps de la gestion de projet sont à respecter :
* le co-design qui souvent peut faire intervenir des membres externes (clients, experts, universitaires, acteurs de la filière) et dans ce cas de figure, il n’y a pas photo entre nos vieilles méthodes de réunions physiques et rédaction de compte-rendu et le recours aux outils collaboratifs.

* Le co-agir en respectant un rythme synchrone facilitant le partage.
Dans ces 2 phases, la qualité du « livrable » est directement liée à la contribution reconnue et valorisée de chacun qui en retour s’impliquera d’autant plus.

* Le retour d’expériences, trop souvent négligé…alors que certainement plus propice que les 2 autres à apprécier le chemin parcouru en développement d’intelligence collective.

 

Voilà donc le 2/3/4 du développement de l’intelligence collective par les communautés.

ps: je m’excuse pour le recours aux anglicisme en cette semaine de la francophonie.

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