Inventons le bescherelle de l’échange numérique pour un meilleur usage des outils collaboratifs

Devant les nombreuses réactions face à l’article sur les outils collaboratifs, j’ai voulu y donner suite pour continuer le dialogue !
Comme je le dis toujours, l’humain doit prédominer sur l’outil, l’usage des individus sur les règles que souhaiteraient faire appliquer l’entreprise. Faire le contraire équivaudrait à mener le chantier de la digitalisation des entreprises par le mauvais bout.
Mais que faut-il faire quand les usages des individus ne sont pas optimisés, comme l’utilisation intempestive et systématique de l’e-mail par exemple ?

Plus d’outils collaboratifs = plus de flux d’informations à gérer 

L’e-mail a représenté une véritable révolution quand il est apparu il y a une vingtaine d’années. Aujourd’hui, c’est la bête noire des entreprises.
 Mais l’e-mail n’est que l’arbre qui cache la forêt !

Il s’est passé la même chose pour le smartphone (ou même le téléphone portable de façon générale) : on n’imaginerait pas vivre sans, mais tout le monde se demande comment décrocher…enfin raccrocher plutôt ?
Comment faire en sorte que « anywhere, anytime »  – fonctionnalité indispensable des outils en ce contexte de mobilité accrue – ne soit pas assimilé à « partout, tout le temps » ?

Et il en ira de même pour le RSE et les autres outils collaboratifs si nous n’optimisons pas nos usages.
Comprenez-moi bien, il n’est nullement question de remettre en cause la pertinence des outils collaboratifs: les data, informations, connaissances et savoirs doivent pouvoir circuler le plus librement possible en entreprise.
Mais à quoi bon vouloir réduire le nombre d’emails et alléger le temps passé sur sa messagerie si c’est pour re-créer le même bazar sur une autre plateforme dont la consultation deviendra tout aussi chronophage ?

Trop d’information circulante tue l’information circulante !

Si je ne consulte pas mon flux d’actualité toutes les heures, est ce que je pourrais retrouver l’information pertinente au milieu de toutes les nouvelles contributions ? Et si je participe pas assez, serais-je considéré comme un outsider ? Et si je suis rivé(e) à mon écran en train de refresh compulsviement, comment puis-je faire avancer mes projets ? Comment trouver le juste milieu ? La bonne attitude ? Le bon usage ?

La véritable problématique concernant les outils collaboratifs en entreprises est la suivante :  comment peuvent-ils m’aider à gérer un flux croissant d’informations ?

Quelles règles de communication pour les outils collaboratifs ?

Ce qui a déclenché l’envie d’écrire ce post, c’est cette question posée sur LinkedIn en réponse à mon article:

Je cherche une plateforme intégrative sur le plan collaboratif capable de faire des rappels sur la transgression de règles d’Echanges, de partage, de dialogues, etc… Ca existe ?

Ma première réponse spontanée serait: « faut-il que la question des règles d’échanges soit posée sous l’angle de l’outil alerteur de fautes ? » N’oublions pas que dans cette ère numérique, la bonne entente des hommes et des machines, et plutôt la supériorité de l’homme sur la machine est essentielle… Ne faisons pas des outils collaboratifs des outils repressifs ?
Un point de détail vous me direz, sauf pour la philosophie que cela sous-tend.

Ensuite, il faudrait d’ores et déjà établir une liste des règles d’échange. En a-t-on une ? Chacun a son idée, mais avons-nous établi une grammaire et un bescherelle de l’échange numérique ? Comment développer une fonctionnalité autour des règles d’échange sans les avoir pré-définies?
Echangeons, modérons, compilons nos contributions pour établir ces règles ! Permettez-moi de commencer:

• Systématiser l’utilisation du # pour les mots clés dans vos publications sur un projet. Cela permettra de faciliter les recherches d’informations

• Limiter le nombre de caractères : les 140 du microblog sont un peu excessifs, mais pourquoi pas 400 ? Twitter est un outil populaire et efficace en termes de veille et de gestion d’informations, inspirons-nous en ?

• S’inspirer du langage texto pour limiter le formalisme et aller à l’essentiel sans chichi.
  Ce ne sera pas considéré comme irrespectueux de ne pas finir son échange par « bien cordialement » puisque c’est considéré comme automatique aujourd’hui. Et je ne pense pas que cela contribuera à détuirer la langue française. Les mails ne sont pas faits pour écrire de la littérature. Et qui sait, trop d’abréviations, d’acronymes, d’angliscisme nous redonneront peut être le goût de lire un bon Proust… ou Modiano ?

• Définir une règle de titrage de documents comme NOMPROJET_NOMCLIENT_TITRE_DATE_INITIALEAUTEUR. C’est un exemple bien sûr

• La mise en place d’une notation de format de mails reçus : tout le monde a pris l’habitude de liker du contenu, pourquoi ne pourrait-on pas évaluer/ certifier le format des mails qu’on reçoit ? Dans un message, je dois pouvoir apprécier le fond et la forme. Un système de classement d’affichage des mails selon la réputation de son auteur pour l’efficacité de ses formats de mails serait alors imaginable et même souhaitable. Quand j’ai 200 mails de retard à traiter, le faire selon l’ordre chronologique n’est pas toujours le plus pertinent. Peut-être prefèrerais-je pouvoir traiter le plus de mails possibles en sachant par avance qu’un « go / no go » comme réponse suffirait ?
  En revanche, si on pouvait être un peu plus réfléchi et moins compulsif pour certifier la forme d’un contenu qu’on ne l’est pour liker du contenu, ce ne serait pas un mal…

• 1contenu = 1 idée. Donc 2 idées doivent générer 2 contenus distincts

• Limitez le nombre d’échanges qui ne consistent qu’en un lien vers un article de 4 pages à lire.

• Contribuez en pensant « en quoi mon contenu va affiner le niveau de connaissances sur le sujet ? » Surtout ne pas retomber dans le piège du mail alibi, celui qu’on envoie pour prouver qu’on travaillait. Pensez « valeur ajoutée » de votre contribution.pour prouver qu’on travaillait.
  

 

Par exemple, si je devais appliquer des règles de publication d’articles à cet article, il en sortirait qu’il faudrait que je fasse beaucoup plus court ! et je plaiderai coupable.

Un énième RSE édité ou un widget pluggables aux RSE existants ?

Et dernière réflexion: vaut-il mieux développer un énième logiciel RSE comprenant cette fonctionnalité ? ou un widget « correcteur de grammaire numérique » comme le correcteur orthographe de Word (mais en plus performant) qu’on pourrait plugger aux RSE existants ? Encore faut-il qu’ils aient été développés en mode API?

A vos commentaires !